Dokumenty zawierające dane osobowe, poufne i tajne muszą być niszczone zgodnie z prawem. Przepisem określającym zasady przetwarzania, w tym niszczenia materiałów zawierających informacje osobowe jest rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Jak zatem bezpiecznie i skutecznie niszczyć takie materiały? Jak powinien wyglądać cały proces? O tym opowiemy w niniejszym artykule.
Co oznacza prawidłowe niszczenie dokumentów?
Zgodnie z przepisami RODO, konieczne jest odpowiednie niszczenie wszystkich dokumentów zawierających dane osobowe, tak aby uniemożliwić ich ponowne odczytanie. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i tych zapisanych na nośnikach optycznych, magnetycznych czy elektronicznych. Przerwanie kartki papieru nie jest wystarczające, ponieważ umożliwia łatwe odtworzenie informacji. W przypadku nośników optycznych, elektronicznych lub magnetycznych, sytuacja staje się jeszcze bardziej skomplikowana, ponieważ usunięcie pliku z dysku nie zapewnia jego nieodczytalności. Wszystkie nośniki muszą być zniszczone.
Jak zniszczyć dokumenty zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych?
Proces niszczenia dokumentów można przeprowadzić samodzielnie w firmie lub skorzystać z usług profesjonalnych podmiotów, które oferują skuteczne i przemysłowe niszczenie różnego rodzaju dokumentacji. Jeśli planujesz zniszczenie materiałów zawierających poufne informacje lub dane osobowe, konieczne będzie wyposażenie się w profesjonalne niszczarki. W przypadku zastosowań biurowych zwykle wystarczą urządzenia spełniające normy P3 lub P4. Jednak należy pamiętać, że zakup niszczarki to tylko część kosztów, które trzeba ponieść. Warto także wziąć pod uwagę czas, jaki pracownicy będą musieli poświęcić na proces niszczenia, co mogłoby być bardziej efektywnie wykorzystane w innych zadaniach.
Innym sposobem jest skorzystanie z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w profesjonalnym niszczeniu dokumentacji. Takie rozwiązanie niesie za sobą wiele korzyści. Z jednej strony pozwala bezpiecznie zutylizować zbędne i przestarzałe materiały, a z drugiej strony nie angażuje pracowników w dodatkowe zadania. Nie wymaga również inwestycji finansowych związanych z zakupem i konserwacją sprzętu, jakim są niszczarki.
Warto pamiętać, że jeśli wykonujesz zbiorcze niszczenie dokumentów (np. z archiwum), to musisz wykonać odpowiedni protokół zniszczenia. Sytuacja jest podobne, kiedy zlecasz utylizację dokumentacji zewnętrznej firmie. Dokument ten będzie potwierdzeniem skutecznego, bezpiecznego i zgodnego z prawem procesu niszczenia dokumentów.
Jak powinien przebiegać proces bezpiecznego niszczenia dokumentów?
Wszystkie materiały zawierające dane osobowe lub poufne powinny być poddane profesjonalnemu procesowi zniszczenia. Procedura niszczenia dokumentów rozpoczyna się od zbierania materiałów przeznaczonych do zniszczenia. Należą do nich zarówno przestarzała dokumentacja, jak i dokumenty zawierające błędne informacje. Aktualne dokumenty do zniszczenia powinny być przechowywane w dedykowanych szafkach lub pojemnikach. Takie pojemniki mają otwory wrzutowe na dokumenty i powinny być zamykane na klucz, co uniemożliwia nieuprawniony dostęp do zgromadzonych materiałów.
Jeśli decydujesz się na outsourcing zadań związanych z niszczeniem dokumentów, to pamiętaj, aby korzystać z usług profesjonalnej firmy. Tylko w ten sposób będziesz mieć pewność, że niszczenie dokumentacji przebiegło zgodnie z prawem!
W opcji zlecenia wykonania utylizacji dokumentacji zazwyczaj to firma zewnętrzna odbiera dokumenty przeznaczone do zniszczenia. W jej gestii jest transport przekazanych materiałów w bezpiecznych pojazdach, które są wyposażone w urządzenia monitorujące (GPS) w celu zwiększenia bezpieczeństwa. Dokumenty są przewożone w zamkniętych i zaplombowanych pojemnikach bezpośrednio do niszczarni, gdzie są poddawane profesjonalnemu procesowi niszczenia za pomocą przemysłowych niszczarek. W niszczarni stosuje się maszyny spełniające odpowiednie normy DIN, które zapewniają rozdrobnienie materiałów w taki sposób, aby uniemożliwić odczytanie jakichkolwiek informacji. Proces niszczenia dokumentów jest dokumentowany na filmie i przekazywany klientowi wraz z kompletnym protokołem. Dla zleceniodawcy oznacza to zarówno gwarancję prawidłowo wykonanej usługi, jak i ochronę przed ewentualnymi konsekwencjami związanymi z wyciekiem danych osobowych.
