Obowiązek utylizacji nieaktualnej dokumentacji zawierającej dane osobowe wynika z przepisów RODO. Jednakże firmy i organizacje powinny bezpiecznie niszczyć nie tylko takie dokumenty. Problem ten może stanowić wyzwanie zarówno dla małych, średnich, jak i dużych podmiotów. Czy warto jest zlecić zniszczenie dokumentacji profesjonalnej firmie? I jakie daje to korzyści?
Co to jest profesjonalne niszczenie dokumentów
Profesjonalne niszczenie dokumentów polega na skutecznym unicestwieniu nośników, na których zostały zapisane informacje. Dotyczy to zarówno kartek papieru, jak i nośników danych typu dyskietki, pendrive’y, telefony komórkowe, dyski twarde czy wszelkiego rodzaju płyty (CD, DVD, Blue-Ray). Skuteczna utylizacja takich nośników musi skutkować tym, że nie będzie z nich można odczytać żadnych danych. Stąd na wyposażeniu biur i nie tylko powszechne są niszczarki, które tną papier na ścinku uniemożliwiające odczytanie zawartych na nich informacji.
Warto pamiętać, że niszczarki muszą być dostosowane do poziomu tajności wytwarzanych, przetwarzanych i niszczonych materiałów. Dla jasnego podziału urządzeń zapewniających różny poziom zniszczenia materiałów papierowych wprowadzono klasy niszczenia dokumentacji, które zostały ujęte najpierw w normie DIN 66399, a następnie w normie ISO 27001. Ta ostatnia wskazuje 7 poziomów klas niszczenia dokumentów — od 1, która tnie dokumenty na stosunkowo duże paski o powierzchni do 2000mm2, po klasę 7, która tworzy ścinki o powierzchni nie większe niż 5mm2. Warto dodać, że klasy niszczenia dostosowane są do poziomu tajności dokumentów. Klasa 1 odnosi się do dokumentów ogólnego użytku, które są powszechnie dostępne. Z kolei Klas 7 dotyczy dokumentacji o charakterze szczególnie ściśle tajnym. Podział ten na 7 klas bezpieczeństwa dotyczy nie tylko dokumentów papierowych. Objęte są nimi również nośniki danych takie jak:
- elektroniczne nośniki danych, którym przypisano symbol E,
- dyski twarde z magnetycznymi nośnikami danych — kategoria H,
- optyczne nośniki danych — kategoria O,
- magnetyczne nośniki danych z przypisaną kategorią T,
- informacje zapisane w formie pomniejszonej — kategoria F.
Profesjonalne niszczenie dokumentacji odnosi się do realizacji utylizacji dokumentów zgodnie z powyższymi klasami i kategoriami. Musi w 100 procentach gwarantować skuteczność zniszczenia. Tu ważne jest zastosowanie profesjonalnych urządzeń niszczących zarówno do papieru, jak i do zniszczenia pozostałych nośników danych.
Dlaczego warto korzystać z usługi niszczenia dokumentacji
Jak już wcześniej wspominano, obowiązek prawidłowego przetwarzania, a zatem i niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe wynika z przepisów RODO. Co ważne, brak przestrzegania tych przepisów zagrożony jest sankcjami administracyjnymi i wysokimi karami finansowymi. Jak wysokimi? Urząd Ochrony Danych Osobowych może nałożyć na podmiot, który nie przestrzegał obowiązków związanych z ochroną danych osobowych w wysokości nawet do 10 lub 20 mln euro lub do 2 lub 4 % całkowitego rocznego obrotu firmy z poprzedniego roku. Tak wysokie kary powinny być wystarczającym bodźcem do przestrzegania zasad ochrony informacji.
Jednak dokumenty powstałe w firmach, organizacjach czy instytucjach związane są nie tylko z danymi osobowymi. Tu wchodzą w grę także dokumenty zawierające informacje, których wyciek może być szkodliwy dla działań przedsiębiorstwa na rynku, bezpieczeństwa, zdrowia, ochrony mieszkańców (jak to ma miejsce w przypadku urzędów) i innych poufnych, tajnych i ściśle tajnych informacji. Zatem właściwe zniszczenie nieaktualnej dokumentacji leży także w bezpośrednim interesie podmiotów.
Skorzystanie z profesjonalnych usług niszczenia dokumentów to także odsunięcie dość mozolnego procesu niszczenia materiałów w siedzibie podmiotu. Zamiast niszczyć wybrakowaną dokumentację, czy materiały, które powinny już być usunięte z archiwum można wynająć specjalistyczną firmę. Podmiot taki odbierze protokolarnie wszystkie dokumenty, przewiezie je w bezpieczny sposób do profesjonalnej niszczarni, gdzie zostaną zutylizowane. NA koniec klient otrzyma protokół zniszczenia wraz z filmem potwierdzającym realizację zlecenia. Co więcej, w takiej sytuacji firma realizująca zlecenie bierze na siebie pełną odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie zlecenia. W ten sposób Twoja firma, biuro, organizacja czy instytucja zyskuje czas i pieniądze, które musiałaby przeznaczyć na zatrudnienie pracownika do niszczenia dokumentów.
